فتح عيادة جديدة: قائمة تجهيز التشغيل من أول يوم قبل أول مريض

الأوضة اتدهنت، والكرسي وصل، واليافطة اتعلّقت. فاضل أسبوع على الافتتاح، وكل تفكيرك في أول مريض. بس فيه حاجات لو ما اتجهزتش قبل اليوم ده، أول أسبوع هيبقى ارتجال: السكرتيرة مش عارفة سعر الكشف عند الدكتور التاني، والاستشارة بتتحسب بالمزاج، والمريض اللي جه من إعلان الفيسبوك مش لاقي يحجز إزاي.

المقال ده قائمة تجهيز التشغيل لما تفتح عيادة جديدة: الحاجات اللي بتخلّي أول يوم يمشي كأنه اليوم المية. وخلّينا نكون واضحين من الأول: الترخيص والتصاريح خارج موضوع المقال تمامًا، ودي بتتعمل مع الجهات المختصة، ومش هنقول فيها رأي.

أولًا: الفريق والمواعيد

1. الدكاترة

سجّل كل دكتور باسمه وتخصصه زي ما هيطلعوا على الروشتة والتقرير. ولو المركز فيه أكتر من دكتور، قرّر من دلوقتي: سعر الكشف عند كل واحد كام؟ ونسبته لو شغال بنسبة؟ القرار ده لو اتأجل لآخر الشهر الأول بيتحول لخناقة. الطريقة في نسبة الدكتور في المركز الطبي.

2. الورديات والإجازات

اكتب لكل دكتور أيامه وساعاته في كل فرع؛ مثلًا: السبت والتلات من 5 لـ 10 بالليل. وخلي بالك من الورديات اللي بتعدّي نص الليل، لأن ميعاد الساعة 12:30 لازم يتحسب على الوردية الصح مش على اليوم اللي بعدها. والإجازة لما تتسجّل لازم تقفل مواعيد الدكتور في أيامها قبل ما حد يحجز فيها.

3. الخدمات والأسعار ومدة الكشف

اعمل قائمة بكل خدمة: كشف، واستشارة، وجلسة، وإجراء، وسعر كل واحدة. وحدد مدة الكشف: لو الكشف ربع ساعة، التقويم يتقسم ربع ساعة. المدة دي هي اللي بتحدد عدد المرضى في الوردية، فخليها واقعية من أول يوم بدل ما الطابور يتأخر كل يوم نص ساعة.

4. نظام الاستشارة

المريض يرجع استشارة خلال كام يوم؟ مجانية ولا بخصم؟ وكل دكاترة المركز زي بعض ولا كل دكتور ليه نظامه؟ اكتبها وبلّغها للسكرتيرة وللمرضى من أول يوم. ده موضوعه في الاستشارة المجانية بعد الكشف.

5. الأوض

لو عندك أكتر من أوضة، سمّيها (كشف 1، كشف 2، أوضة الإجراءات) وحدد كل دكتور في أنهي أوضة في كل وردية. ده بيمنع إن دكتورين يتحجزلهم نفس الأوضة في نفس الوقت، وبيخلّي النداء يقول للمريض يدخل فين.

ثانيًا: الدكتور جوه الأوضة

6. الروشتات الجاهزة

كل دكتور عنده حالات بتتكرر كل يوم بنفس العلاج. اقعد معاه قبل الافتتاح وجهّزوا الروشتات دي كقوالب، فيطلّع الروشتة في ثواني بدل ما يكتبها من الأول كل مرة. ومن غير ما ده يلغي مراجعته لكل مريض. أكتر في الروشتة الإلكترونية للدكتور.

ثالثًا: المريض من برّه العيادة

7. صفحة الحجز ورمز QR على الباب

العيادة الجديدة محتاجة مكان واحد يحجز منه المريض: صفحة باسم العيادة فيها الدكاترة والمواعيد الفاضية فعلًا. حط الرابط في صفحة الفيسبوك وفي البايو، واطبع رمز QR على باب العيادة وعلى الكارت، فاللي معدّي ويصوّره يحجز من موبايله. وحدد قواعد الحجز من الأول: يحجز قبل الميعاد بكام يوم بالكتير، وأقل مهلة قبل الميعاد، وأقصى عدد حجوزات من نفس الرقم عشان الحجز الوهمي. التفاصيل في حجز مواعيد العيادة أونلاين.

8. رقم الواتساب

خصّص رقم للعيادة على موبايل الاستقبال، مش الرقم الشخصي للسكرتيرة ولا رقمك. ده الرقم اللي هيتكتب على اليافطة والكروت، واللي هيطلع منه تأكيد الحجز والتذكير. ولو السكرتيرة سابت الشغل، الرقم والمحادثات بيفضلوا مع العيادة. نصوص الرسايل وتوقيتها في رسايل واتساب لمرضى العيادة.

رابعًا: الصالة والاستقبال

9. شاشة الانتظار والطابعة الحرارية

تلفزيون في الصالة عليه متصفح (أو جهاز صغير موصول بيه) يعرض رقم الدور وينطقه، وطابعة حرارية 80 مم عند الاستقبال تطبع للمريض تذكرة برقمه. جرّب الصوت والطابعة قبل الافتتاح بيوم، مش في أول ساعة زحمة. وخلّي الشاشة تعرض الأرقام بس من غير أسماء. شوف شاشة الانتظار وأرقام الدور.

خامسًا: الإدارة والفلوس

10. صلاحيات الموظفين

كل واحد يدخل بحسابه هو، مش حساب واحد للكل. السكرتيرة تشوف المواعيد والحساب، والدكتور يشوف الملف الطبي. القرار ده من أول يوم أسهل بكتير من إنك تسحب صلاحية من حد اتعوّد عليها. والسبب مش تنظيم وبس، ده كمان خصوصية المرضى: سرية بيانات المرضى وقانون 151.

11. طرق الدفع والخزنة

حدد هتقبل إيه: كاش، وفيزا، ومحفظة موبايل، وتحويل. وحدد مين مسؤول عن الدرج ومين بيقفله آخر اليوم. لو تحصيل كل موظف متسجّل باسمه، تقفيل الدرج بيبقى مطابقة مش تخمين. التفاصيل في حسابات العيادة وتقفيل الدرج.

القائمة في جدول واحد

قبل الافتتاح بيوم: بروفة كاملة

ما تستناش أول مريض حقيقي عشان تكتشف المشكلة. اعمل بروفة: السكرتيرة تحجز من صفحة الحجز كأنها مريض، وتسجّل الوصول، والشاشة تنادي الرقم، والدكتور يكشف ويكتب روشتة ويطبعها، وبعدين فاتورة وتحصيل وتقفيل درج. أي خطوة وقفت فيها، صلّحها النهارده مش بكرة.

إزاي «سلامتك» بيختصر التجهيز ده

سلامتك من كوديكس بيستقبلك أول ما تفتح حسابك بشاشة «جهّز عيادتك في خمس خطوات»: إعدادات العيادة (التوقيت ومدة الكشف ونظام الاستشارة)، والخدمات والأسعار (الكشف والاستشارة جاهزين بضغطة)، والأطباء، وجداول العمل ولو امتدت بعد نص الليل، وأول مريض بالرقم القومي اللي بيملأ تاريخ الميلاد والنوع والمحافظة لوحده.

وبعدها كل باقي القائمة في مكانه: الأوض، والروشتات الجاهزة، وصلاحيات الموظفين، وصفحة العيادة بالحجز من المواعيد الفاضية فعلًا وقواعده ورمز QR جاهز للطباعة، ورسايل الواتساب، وشاشة الانتظار اللي بتنادي بالرقم، وتذكرة 80 مم، والدفع كاش أو فيزا أو محفظة أو تحويل مع تحصيل كل موظف عشان تقفل الدرج. ولو هتفتح فرع تاني بعدين، شوف مركز طبي بأكتر من فرع.

الباقتين شاملين كل المزايا، ومن غير رسوم على عدد المرضى أو المواعيد أو الرسائل.

عايز تشوف عيادة متجهزة بالكامل قبل ما تجهّز عيادتك؟ ادخل المركز التجريبي من غير تسجيل، والخطوات كلها بالصور في الدليل المصوّر.