إدارة مركز طبي متعدد الفروع: الدكاترة والطابور والتقارير من غير لخبطة

الفرع الأولاني اتملا، والمرضى بقوا بيجوا من بعيد، فقررت تفتح فرع تاني في حي تاني. وبعد شهر بدأت المشاكل الصغيرة: دكتور الجلدية بيشتغل السبت في الفرع الأولاني والاتنين في التاني، واستقبال الفرع التاني حجزله مريض يوم السبت الساعة ستة لأن جدوله عندهم «فاضي». مريض راح الفرع الغلط. مريض قديم اتفتحله ملف جديد لأن محدش لقاه. وانت كل ليلة بتكلم كل فرع تسأل «قفلتوا على كام؟».

إدارة مركز طبي متعدد الفروع مش «عيادة مضروبة في اتنين». فيه حاجات لازم تبقى واحدة للمركز كله، وحاجات لازم تبقى منفصلة لكل فرع. لو خلطت بينهم، اللخبطة مضمونة.

إيه اللي يبقى واحد وإيه اللي يتقسم؟

القاعدة ببساطة: اللي بيتبع الشخص (الدكتور أو المريض) يبقى واحد، واللي بيتبع المكان (الصالة والأوضة والدرج) يتقسم. وأي حاجة بتحس إنها في النص، اسأل نفسك: لو اتقسمت، مين هيتلخبط؟

الدكتور واحد حتى لو بيتنقل بين الفروع

أخطر مشكلة في الفروع إن كل فرع يشوف الدكتور «بتاعه». الصح إن الدكتور ليه جدول واحد: ورديات، كل وردية بيومها وفرعها وأوضتها ومن ساعة لساعة. والحجز في أي فرع يتأكد من الجدول كله، فما ينفعش يتحجز الساعة ستة في فرع وهو في نفس الساعة في فرع تاني. والإجازة نفس الكلام: الدكتور مسافر الأسبوع الجاي، يبقى أيامه تتقفل في الحجز مرة واحدة، مش كل فرع يعرف لوحده من المريض.

ونصيحة عملية: خلّي التنقل ثابت قدر الإمكان، مثلًا السبت والتلات هنا والأحد والأربع هناك. المرضى بيتعوّدوا، والاستقبال بيحفظ، والغلط بيقل.

الوردية اللي بتعدّي نص الليل

مراكز كتير في مصر شغالة بالليل، من 7 مساءً لحد 1 الصبح مثلًا. هنا سؤال بسيط بيوقّع برامج كتير: الميعاد اللي الساعة 12:30 يتحسب على أنهي يوم؟ المنطق إنه تبع وردية الليلة اللي قبلها، مش يوم جديد. لو اتحسب غلط، هتلاقي الميعاد في يوم الدكتور مش شغال فيه، وتقرير اليوم ناقص، والإيراد متقسم على يومين. جرّب الحالة دي بنفسك في أي برنامج قبل ما تبني عليه شغلك.

ملف المريض واحد في المركز كله

المريض اللي كشف في الفرع الأولاني ممكن ييجي الاستشارة في التاني لأنه أقرب لشغله. لو كل فرع ليه ملفاته، الدكتور هيكشف من غير ما يشوف التشخيص اللي فات ولا الحساسية، وده خطر مش بس لخبطة. الملف لازم يبقى واحد برقم واحد، وفيه كل الكشوفات والروشتات من الفروع كلها، ومتسجّل فيه فرع التسجيل عشان تعرف المريض جه منين. ودرّب الاستقبال يدوّر على المريض بالاسم والموبايل قبل ما يفتح ملف جديد. أكتر عن محتوى الملف في الملف الطبي الإلكتروني للمريض.

الطابور والشاشة: كل فرع لوحده

الصالة في كل فرع عالم لوحده. أرقام الدور خاصة بالفرع، والشاشة في صالته بتنادي على مرضاه بالرقم، والتذكرة بتتطبع على طابعته. اللي جه من غير ميعاد ياخد دوره في الفرع اللي هو فيه، واللي ما حضرش يتعلّم «ما حضرش» عشان الدور يمشي. التفاصيل في شاشة الانتظار وأرقام الدور.

الفلوس والتقارير: لكل فرع وللمركز

كل فرع ليه درجه وتقفيله، والتحصيل يتشاف لكل موظف. وانت كصاحب مركز محتاج نظرتين: كل فرع لوحده، والمركز كله مع بعض. أهم المقارنات بين الفروع: الإيراد لكل دكتور (نفس الدكتور ممكن يجيب في فرع أكتر من التاني)، ونسبة الغياب، وإشغال الورديات، وساعات الزحمة. لو دكتور إشغاله عالي في فرع وقليل في التاني، يمكن ورديته محتاجة تتنقل. إزاي تقرا الأرقام دي في أرقام صاحب المركز الطبي.

قبل ما تفتح الفرع التاني: 6 خطوات

1. اكتب جدول كل دكتور بالأيام والفروع والأوض قبل الافتتاح بأسبوعين.
2. وحّد أسماء الخدمات بين الفروع، عشان التقارير تجمع صح.
3. اتفق على سياسة إلغاء ومدة استشارة واحدة في الفرعين.
4. جهّز شاشة انتظار وطابعة تذاكر للصالة الجديدة.
5. درّب استقبال الفرع الجديد على البحث عن المريض قبل فتح ملف.
6. حدّد يوم في الأسبوع تقارن فيه الفرعين بالأرقام.

إزاي «سلامتك» بيدير الفروع

سلامتك، برنامج إدارة العيادات والمراكز الطبية من كوديكس، معمول للمراكز اللي ليها أكتر من فرع:

• جداول العمل: كل وردية بدكتورها وفرعها وأوضتها ويومها، والدكتور ما يتحجزلوش في فرعين في نفس الوقت، والإجازة بتقفل أيامها في الحجز.
• التقويم: لكل فرع، بعمود لكل دكتور أو أوضة، والسحب والإفلات لنقل الميعاد أو مدّه، والتعارض بيبان باسم المريض قبل الحفظ، والورديات اللي بتعدّي نص الليل محسوبة صح، وزرار لأقرب وقت فاضي.
• الاستقبال والطابور: أرقام دور وشاشة انتظار بتنطق الرقم لكل فرع، وتذكرة 80 مم، وزرار «ما حضرش».
• التقارير: 24 تقرير، كل واحد بالفترة والفرع أو كل الفروع، بطباعة A4 وتصدير إكسل.

والباقة اللي تناسب الفروع هي «مركز طبي»: 6,000 جنيه في السنة بدكاترة وفروع من غير حد، وكل المزايا جواها. وعشان تشوف ده شغال، المركز التجريبي فيه دكاترة في فرعين وطابور ماشي طول اليوم، ومن غير تسجيل. والشرح شاشة شاشة في الدليل المصوّر.