حسابات العيادة اليومية: من فاتورة الكشف لتقفيل خزنة العيادة آخر اليوم
الساعة حداشر بالليل، آخر مريض مشي، والدكتور واقف قدام الدرج. السكرتيرة بتعدّ الكاش: الرقم أقل من اللي في الكشكول بـ300 جنيه مثلًا. هل فيه مريض دفع فيزا واتكتب كاش؟ ولا واحد حوّل على المحفظة؟ ولا مريض قال «هدفع الباقي المرة الجاية» ومحدش كتبه؟ نص ساعة تدوير، وفي الآخر الفرق يتشال من جيب حد، أو يتكتب «عجز» وخلاص.
الفرق ده مش سببه سرقة في الغالب، سببه إن الحسابات ماشية بالذاكرة والورق. وحسابات العيادة مش محتاجة محاسب قاعد في الاستقبال، محتاجة خمس حاجات تبقى مظبوطة كل يوم. ودي هي.
الإيراد حاجة والتحصيل حاجة تانية
أول غلطة في حسابات العيادة إن الاتنين بيتحسبوا رقم واحد. الإيراد هو اللي اتفوتر: كشوفات وخدمات طلعت بيها فواتير. التحصيل هو اللي دخل فعلًا: كاش في الدرج، أو فيزا، أو محفظة، أو تحويل.
افترض يوم فيه 21 فاتورة بإجمالي 9,525 جنيه، ودخل الخزنة 9,325 جنيه منهم 500 جنيه عربون لمريضة حاجزة الأسبوع الجاي. يبقى فيه مرضى عليهم باقي، وفيه فلوس دخلت مالهاش فاتورة لسه. لو بتبص على رقم واحد بس، عمرك ما هتفهم الفرق.
كل جنيه بطريقة دفعه
المريض المصري النهارده بيدفع بأربع طرق: كاش، وفيزا، ومحفظة أو إنستاباي، وتحويل بنكي. وساعات بيقسّم: نص كاش ونص فيزا. القاعدة البسيطة:
- الكاش بس هو اللي بيدخل الدرج.
- الفيزا والمحفظة والتحويل بيروحوا للبنك، ومالهمش مكان في عدّ الدرج.
- كل دفعة ليها سند لوحدها بطريقتها، حتى لو نفس الفاتورة اتدفعت على مرتين.
وأخطر حاجة: تحويل على موبايل الدكتور الشخصي من غير ما يتسجّل. سجّله «محفظة» زيه زي أي دفعة، وإلا آخر الشهر الأرقام مش هتقابل بعض.
الفاتورة والسند والقيد
كل زيارة بتتقفل لازم يطلع منها ورقتين: فاتورة باسم المريض بالخدمات اللي اتعملت، وسند قبض لكل مبلغ دفعه. ولو العيادة ماسكة حسابات، كل واحد منهم محتاج قيد. لو القيود بتتعمل بالإيد آخر الشهر، هتلاقي فواتير ناقصة وسندات مكررة.
وفيه حالات لازم تبقى واضحة: الاستشارة المجانية بتتقفل من غير فاتورة (اقرأ الاستشارة المجانية بعد الكشف)، وجلسة الباقة بتتخصم من رصيد المريض لأن الباقة نفسها اتفوترت يوم ما اتباعت. والفاتورة الغلط بتتلغي بإشعار دائن، مش بتتمسح. وأي سؤال عن المعالجة الضريبية أو المحاسبية لعيادتك بالذات، اسأل فيه محاسبك.
العربون: فلوس مقدّم مش إيراد
المريضة اللي حجزت عملية أو جلسة ودفعت مقدّم، الفلوس دي دخلت الخزنة النهارده، بس الخدمة لسه ما اتعملتش. فالعربون بياخد سند قبض يوم ما يندفع، ويتخصم من أول فاتورة ليها لما تيجي. المشكلة إن العربون بيتنسي: المريضة تيجي بعد شهرين والسكرتيرة اتغيرت، ومحدش فاكر إنها دفعت. عشان كده لازم تبقى عندك لستة بكل عربون اتاخد وما اتخصمش لسه، وبتاريخه.
تقفيل الدرج: 6 خطوات كل ليلة
- اتأكد إن مفيش مريض لسه «بانتظار الحساب». أي زيارة مفتوحة يعني فلوس مش متسجلة.
- اطبع تحصيل كل موظف بطريقة الدفع: مين استلم كام كاش، وكام فيزا، وكام محفظة، وكام تحويل.
- عدّ الكاش وقارنه بعمود الكاش لكل موظف لوحده، مش بإجمالي العيادة.
- قارن عمود الفيزا بتقفيل ماكينة الفيزا، والمحفظة والتحويل بالإشعارات اللي وصلت.
- أي فرق يتعرف سببه ويتكتب قبل ما حد يمشي. بكرة الصبح محدش هيفتكر.
- بص على الإيراد والتحصيل اليومي: اتفوتر كام، واتحصّل كام، والفرق ده على مين.
المستحقات اللي لسه برّه
المريض اللي دفع جزء ومشي مش مشكلة، المشكلة إنك تنساه. لازم تعرف كل مريض عليه كام، ومن إمتى. الفلوس اللي فاتها 60 يوم غير اللي عمرها أسبوع، والتعامل معاها مختلف: الأولى محتاجة مكالمة النهارده، والتانية ممكن تستنى زيارته الجاية.
ونفس الكلام على الخصم اليدوي: السكرتيرة اللي بتخصم 50 جنيه «عشان المريض زعلان» بتعمل كده بنية كويسة، بس آخر الشهر الخصومات الصغيرة دي بتبقى رقم. اتفق على مين له حق يخصم وقد إيه، وراجع كل شهر قيمة الخصومات والاستشارات المجانية لكل دكتور بسعر القائمة، عشان تعرف العيادة اتنازلت عن كام وفين.
إزاي «سلامتك» بيرتب ده
في سلامتك من كوديكس، لما حساب الزيارة يتقفل، الفاتورة بتطلع باسم المريض، والعربون بيتخصم منها لوحده، وكل دفعة بسند بطريقتها، والقيود بتتعمل لوحدها: الكاش للصندوق والفيزا والمحفظة والتحويل للبنك. وشاشة «الحسابات» بتوريك النهارده: المفوتر، ودخل الخزينة ومنه العربون، واللي بانتظار الحساب، والباقي على المرضى كله.
| التقرير | بيجاوب على إيه |
|---|---|
| الإيراد والتحصيل اليومي | يوم بيوم: اتفوتر كام واتحصّل كام بكل طريقة دفع |
| التحصيل بطريقة الدفع | دخل الصندوق والبنك كام في الفترة، ومنه العربون |
| التحصيل لكل موظف | مين استلم كام وبأي طريقة، لتقفيل الدرج |
| المستحقات على المرضى | الباقي على كل مريض مقسّم: لحد 30 يوم، ومن 31 لـ60، وأكتر من 60 |
| العربون غير المطبّق | كل عربون ما اتخصمش من فاتورة لسه، وبقاله كام يوم |
والتقارير كلها بتتطبع A4 وبتتصدّر إكسل لمحاسبك. ولوحة اليوم بتنبّهك على الفواتير اللي ما اتحصلتش كاملة وعلى العربون القديم. ونصيب الدكاترة ليه حساب لوحده في نسبة الدكتور في المركز الطبي، والصورة الكاملة لأرقام المركز في أرقام صاحب المركز الطبي. افتح المركز التجريبي وشوف شهر كامل من الفواتير والتحصيل.
| الباقة | السعر | تناسب |
|---|---|---|
| التجربة | مجانًا 15 يوم من غير بطاقة | تجرّب كل المزايا على عيادتك قبل أي دفع |
| عيادة | 2,400 جنيه في السنة (يعني 200 جنيه في الشهر) | عيادة لحد دكتورين |
| مركز طبي | 6,000 جنيه في السنة | مركز بدكاترة وفروع من غير حد |
الباقتين شاملين كل المزايا، ومن غير رسوم على عدد المرضى أو المواعيد أو الرسائل.
قفّل الخزنة من غير تدوير
فاتورة وسند وقيد لوحدهم مع كل زيارة، وتحصيل كل موظف بطريقة الدفع، والمستحقات بأعمارها. جرّب «سلامتك» 15 يوم مجانًا على عيادتك.
ابدأ التجربة المجانية 15 يوم ادخل المركز التجريبي «سلامتك» من كوديكس: 2,400 جنيه في السنة للعيادة لحد دكتورين، و6,000 للمركز الطبي. التجربة من غير بطاقة ائتمان. اعرف أكتر عن سلامتكالأسئلة الشائعة
إزاي أقفّل خزنة العيادة آخر اليوم؟
اتأكد إن مفيش حساب زيارة مفتوح، واطبع تحصيل كل موظف بطريقة الدفع، وعدّ الكاش وقارنه بعمود الكاش، وقارن الفيزا بتقفيل الماكينة، واكتب سبب أي فرق قبل ما حد يمشي.
الفيزا والمحفظة بيدخلوا في عدّ الدرج؟
لأ. الكاش بس اللي في الدرج. الفيزا والمحفظة والتحويل بيروحوا للبنك، وفي «سلامتك» كل دفعة بسند بطريقتها فبتتفصل لوحدها.
العربون بيتحسب يوم ما اتدفع؟
في التحصيل أيوه، لأنه دخل الخزنة يومها بسند قبض. وبيتخصم لوحده من أول فاتورة للمريض. والمعالجة المحاسبية التفصيلية اسأل فيها محاسبك.
أعرف منين المرضى اللي عليهم فلوس؟
تقرير «المستحقات على المرضى» بيطلّع كل مريض عليه باقي، بعمر أقدم فاتورة، والمبلغ مقسّم لحد 30 يوم ومن 31 لـ60 وأكتر من 60.
