إدارة العيادة بالإكسل أو الكشكول: بيكلّفك إيه فعلًا؟ وإمتى تحتاج سيستم

افتح درج أي عيادة لسه شغالة بالورق، هتلاقي نفس الحاجات: كشكول مواعيد صفحاته مقلوبة، وقلم أحمر للمواعيد اللي اتلغت، ودوسيهات ملفات مترتبة بالحروف (أو كانت مترتبة). وفيه عيادات اتطورت خطوة: شيت إكسل على جهاز السكرتيرة فيه أسماء وتليفونات ومبالغ. والدكتور شايف إن الدنيا ماشية، وإن السيستم رفاهية أو مصاريف زيادة.

الحقيقة إن الكشكول مش ببلاش. تمنه مش في الورق، تمنه في دقايق بتضيع كل يوم، وغلطات صغيرة بتتكرر، ومواقف محرجة قدام المرضى. المقال ده مش هيقولك ارمي الكشكول النهارده؛ هيوريك الست حاجات اللي إدارة العيادة بالإكسل أو بدفتر المواعيد بتكلّفك فيها فعلًا، وإمتى الكشكول يبقى كفاية بجد، وإمتى عيادتك تكون كبرت عليه.

1. الاستشارة بالذاكرة

مريض واقف عند الاستقبال بيقول: «أنا كشفت من أسبوعين، دي استشارة». السكرتيرة تقلب في الكشكول صفحة ورا صفحة تدوّر على اسمه، والطابور واقف وراه. لو لقيته تعدّ الأيام على صوابعها، ولو ما لقيتوش يا إما تصدّقه يا إما تدخل معاه في نقاش.

الغلط هنا بيروح في اتجاهين: مريض من حقه استشارة يدفع كشف كامل ويمشي زعلان، أو مريض عدّى المدة من بدري ياخد الاستشارة ببلاش. ولو عندك أكتر من دكتور وكل واحد مدة الاستشارة عنده مختلفة، الذاكرة لوحدها مش هتلحق. التفاصيل في الاستشارة المجانية بعد الكشف.

2. الطابور بالصوت العالي

في الكشكول، ترتيب الدخول هو ترتيب الأسماء في الصفحة، والمحجوز والجاي من غير ميعاد بيتخلطوا. أول ما الصالة تتملي يبدأ السؤال اللي بيبوّظ أي يوم: «أنا جيت قبله!». والسكرتيرة تنادي باسم المريض بصوت عالي قدام الكل، وده نفسه مش لطيف لمريض مش عايز الناس تعرف هو داخل لمين. الأرقام بدل الأسماء بتحل المشكلتين، وده موضوع شاشة الانتظار وأرقام الدور.

3. الروشتة بخط الإيد

الروشتة المكتوبة بالإيد بتخرج من العيادة ومفيش منها نسخة. المريض يرجع بعد شهرين ويقول «عايز نفس الدوا بتاع المرة اللي فاتت» ومحدش فاكر اسمه. والصيدلي يتصل يسأل عن كلمة مش مقروءة. والأخطر: مفيش حاجة بتفكّر الدكتور إن المريض ده عنده حساسية من دوا معيّن غير ذاكرته وورقة في دوسيه. شوف الفرق في الروشتة الإلكترونية للدكتور.

4. الوقت اللي فضي ويضيع

مريض اتصل الصبح ولغى ميعاد الساعة 6. السكرتيرة شطبته بالقلم وخلاص. وفي نفس اليوم كان فيه مريض تاني طالب ميعاد أقرب واتقاله «مفيش قبل الأسبوع الجاي». الميعاد فضي واتساب فاضي، والمريض التاني استنى أسبوع أو راح لدكتور غيرك. الكشكول ما بيفتكرش مين كان مستني. الحل في قائمة الانتظار وملء الإلغاءات.

5. نسبة الدكتور على الورق

لو عندك دكتور شغال بنسبة، آخر الشهر بيبقى ليلة حسابات: تجمع الكشوفات من الكشكول، وتطرح اللي اتلغى، وتسأل نفسك: النسبة على اللي اتكتب ولا على اللي اتحصّل فعلًا؟ وطب المريض اللي دفع نص المبلغ؟ أي غلطة هنا مش مجرد رقم، دي ممكن تبوّظ علاقتك بدكتور شغال معاك. ده بالتفصيل في نسبة الدكتور في المركز الطبي.

6. الملف في الدرج

المريض جه بعد سنة. ملفه في دوسيه في الأرشيف، أو في كشكول السنة اللي فاتت، أو مش موجود خالص. الدكتور يكشف كأنها أول مرة، ويسأل نفس الأسئلة، والمريض يحس إن محدش فاكره. وفوق ده، الكشكول مفتوح على مكتب الاستقبال، وأي حد واقف يقدر يقرا أسماء المرضى وتليفوناتهم. الملف الإلكتروني بيحل الاتنين: كل حاجة في شاشة واحدة، ومحدش يشوف غير اللي يخصه. اقرا الملف الطبي الإلكتروني للمريض.

طب والإكسل؟ مش أحسن من الكشكول؟

الإكسل أحسن في حاجة واحدة: الأرقام بتتجمع لوحدها. لكن أغلب مشاكل الكشكول بتفضل زي ما هي:

• ما بيمنعش التعارض: تقدر تكتب مريضين في نفس الساعة عند نفس الدكتور، والشيت مش هيعترض.
• ملف واحد على جهاز واحد: السكرتيرة فاتحاه، والدكتور عايز يشوف حاجة من أوضته، وكل واحد بيحفظ نسخة شكل.
• مفيش صلاحيات: أي حد قاعد على الجهاز يقدر يمسح صف أو يعدّل مبلغ، ومحدش هيعرف مين ولا إمتى.
• مفيش تذكير: الشيت مش هيبعت للمريض رسالة، ولا هيقولك إن الاستشارة لسه جوه المدة.

يعني الإكسل كويس كدفتر حسابات بسيط، بس مش مكان تدير منه عيادة.

إمتى الكشكول كفاية فعلًا؟

بصراحة، مش كل عيادة محتاجة سيستم من أول يوم. الكشكول ممكن يكفي لو:

• عيادتك فيها دكتور واحد، والشغل بالدور من غير مواعيد.
• عدد المرضى في اليوم قليل والصالة عمرها ما اتزحمت.
• مفيش دكتور تاني شغال بنسبة، ولا فرع تاني.
• السكرتيرة ثابتة معاك من سنين وحافظة المرضى بالاسم.

لو ده وضعك، كمّل بالكشكول ونظّمه كويس. بس خلي بالك من آخر نقطة: لو السكرتيرة دي سابتك، كل اللي في دماغها هيمشي معاها.

علامات إن عيادتك كبرت على الكشكول

لو لقيت نفسك في علامتين أو أكتر، يبقى الكشكول بقى بيكلّفك أكتر من أي سيستم.

لو قررت تنقل: ابدأ من غير ما توقّف العيادة

1. ما تنقلش الأرشيف كله مرة واحدة. افتح ملف لكل مريض أول ما ييجي، وفي الأسابيع الأولى هتلاقي أغلب المرضى المتكررين اتسجّلوا لوحدهم.
2. ابدأ بالمواعيد. من أول أسبوع جديد، أي حجز يتسجّل في السيستم بس، والكشكول يفضل للرجوع للقديم.
3. جهّز الأساسيات قبلها بيوم (الدكاترة والورديات والخدمات والأسعار)، ودرّب السكرتيرة على يوم واحد كامل: حجز، ووصول، ودور، وفاتورة. القائمة كاملة في تجهيز تشغيل عيادة جديدة.

إزاي «سلامتك» بيغطي الست نقط دي

سلامتك هو برنامج إدارة العيادات والمراكز الطبية من كوديكس، وكل نقطة من اللي فوق ليها مكان فيه:

• الاستشارة: مدتها محددة لكل دكتور (مجانية أو بخصم)، وسعرها بيتحسب لوحده في الفاتورة.
• الطابور: رقم دور لكل مريض، وشاشة انتظار بتنادي بالرقم من غير أسماء، وتذكرة على الطابعة الحرارية.
• الروشتة: من دليل الأدوية المصري، وتكرار روشتة سابقة بضغطة، وتنبيه لو المريض عنده حساسية من فصيلة الدوا.
• الوقت الفاضي: قائمة انتظار، ولما ميعاد يتلغى يتعرض على اللي طالب «موعد أقرب».
• نسب الدكاترة: على المحصّل فعلًا، بتسويات بتتعتمد.
• الملف: شاشة واحدة فيها الكشوفات والروشتات والحساسية، والاستقبال بيشوف المواعيد والحساب والحساسية بس. والرقم القومي بيملأ تاريخ الميلاد والنوع والمحافظة لوحده.

الباقتين شاملين كل المزايا، ومن غير رسوم على عدد المرضى أو المواعيد أو الرسائل.

ادخل المركز التجريبي من غير تسجيل وشوف يوم عيادة ماشي قدامك، أو اتفرّج على الشاشات واحدة واحدة في الدليل المصوّر.