أمر الشغل الإلكتروني في ورشة السيارات: من الاستقبال إلى التسليم خطوة بخطوة

الورقة الصفراء التي تُعلَّق على مرآة السيارة تحمل كل شيء: الشكوى، الأعمال، القطع، اسم الفني. وتضيع، وتتبلل بالزيت، ويُكتب عليها "طقم فحمات" بلا رقم قطعة ولا سعر. أمر الشغل الإلكتروني يحمل المعلومات نفسها لكنه يوزعها على من يحتاجها: الفني يرى أعماله، المخزن يرى طلباته، الاستقبال يرى الحالة، والفاتورة تُبنى منه بلا إعادة كتابة.

الخطوة 1: الاستقبال في دقيقتين

رقم اللوحة يستدعي السيارة إن كانت مسجلة: الماركة والموديل والسنة وتاريخ الزيارات. إن كانت جديدة تُسجَّل مرة واحدة. ثم قراءة العداد الحالية (تحتاجها للضمان والتذكير)، وشكوى العميل بكلماته، ومستوى الوقود وملاحظات الحالة الظاهرة (خدوش، إطار احتياطي) لتفادي النزاع عند التسليم.

الخطوة 2: بناء الأمر من الكتالوج

الأعمال تُختار من كتالوج بساعات معيارية وأسعار، لا تُكتب حرة. "فحص وتغيير فحمات أمامية: 1.2 ساعة". والقطع المتوقعة تُقترح تلقائيًا من ربط القطع بالسيارة: فحمات تناسب هذا الموديل وهذه السنة فقط. ثم إسناد الفني والمرفع من جدول اليوم، وتقدير وقت التسليم.

الخطوة 3: موافقة العميل

الأمر يُطبع أو يُرسل كعرض بالإجمالي المتوقع، ويوقّع العميل أو يوافق برسالة. أي عمل يكتشفه الفني لاحقًا (تسريب زيت مثلًا) يُضاف بندًا "بانتظار الموافقة" ولا يُنفَّذ قبلها. هذه الخطوة وحدها تنهي أكثر شكاوى الورش شيوعًا: "لم أطلب هذا".

الخطوة 4: التنفيذ بوقت مقاس

الفني يفتح أمره على التابلت ويضغط "بدء" على العمل الأول. لا يستطيع بدء عمل ثانٍ قبل إيقاف الأول، فلا تُحتسب ساعته مرتين. يطلب القطع من المخزن من الشاشة نفسها، فتُصرف بتكلفتها وتُربط بالأمر. حين ينتهي يضغط "إيقاف"، فتُقارن دقائقه بالمعيار.

الخطوة 5: الفحص والفوترة من الأمر

بعد التنفيذ، مراجعة سريعة: هل كل بند منفذ؟ هل القطع المصروفة تطابق البنود؟ القطع المرتجعة للمخزن تُخصم. ثم الفاتورة تُنشأ من الأمر مباشرة: الأعمال بأسعارها، والقطع المصروفة فعلًا (الصافي بعد الارتجاع)، ما عدا بنود الضمان وقطع أحضرها العميل بنفسه. ضريبة 15% ورمز QR. لا إعادة إدخال.

الخطوة 6: التسليم والضمان والتذكير

عند التسليم يتولد ضمان بمدة وكيلومترات لكل عمل يستحق، ويُحدَّد موعد الصيانة القادمة بالتاريخ أو بالعداد. العميل يستلم الفاتورة ورسالة واتساب جاهزة بالضمان والموعد.

حالات أمر الشغل ولوحة الورشة

الأمر ينتقل بين حالات واضحة: مفتوح، بانتظار موافقة، قيد التنفيذ، بانتظار قطعة، جاهز للتسليم، مسلَّم. ولوحة الورشة تعرض الأوامر بألوان حالاتها على المرافع، فيرى المدير من الاستقبال أن المرفع 3 واقف منذ ساعة بانتظار قطعة.

أخطاء تقتلها الرقمنة

• قطعة صُرفت ولم تُفوتر (أو فُوترت مرتين).
• عمل نُفذ بلا موافقة ثم رفض العميل دفعه.
• ساعة فني محسوبة على سيارتين.
• سيارة عادت بالضمان وفُوترت من جديد.
• لا أحد يعرف أين وقفت السيارة منذ الصباح.

هذه الدورة كاملة في نظام كوديكس لإدارة مراكز صيانة السيارات: أمر الشغل ببنوده، لوحة الورشة، شاشة الفني، الصرف من المستودع، والفاتورة من الأمر.